что можно сказать об иср
Технология иерархической структуры работ
Мы находимся в самом начале рассмотрения процессов планирования. И нас интересует создание календарного плана. Вступительным шагом данного процесса является определение состава работ, об их последовательности пока речи не идет. Важно собрать в одном месте в структурированной форме всю совокупность действий, которые необходимо осуществить, чтобы проектная задача была полностью выполнена. Первым важным инструментом определения содержания проекта мы рассмотрим иерархическую структуру работ (ИСР). Теоретически создать настоящий документ не представляется сложным, но на практике он специфичен и требует учета массы нюансов.
Правила структурирования работ
Для целей определения состава операций хорошо подходит методология последовательной иерархической структуры работ проекта, она также называется часто структурной декомпозицией работ (СДР), в англоязычной интерпретации – WBS (Work Breakdown Structure), или структурой разбиения работ (СРР). Мы будем пользоваться аббревиатурой ИСР. Этот документ – плод творческой командной деятельности, в результате которой уточняется содержание проекта в части состава работ.
«Работа» – самое точное определение осуществляемых в ходе достижения проектных целей процедур в силу максимальной близости к задачному контексту проектной деятельности. Работу и задачу легче всего грамотно декомпозировать (разбить) на составляющие операции и подзадачи. Я лишь напомню, что работа – это элемент процессуального действия, имеющего входы, выходы, длительность, ресурсное наполнение, управляющее воздействие, а задача тяготеет к результату. Работа – категория динамическая, а задача – это точка в будущем, адекватная в понимании «достигнуто – не достигнуто» в заданный момент времени.
Хотя задача и работа не одно и то же, в проекте их объединяет результат, который и является предметом декомпозиции при разработке ИСР. Таким образом, разбивая общий результат проектной задачи на более мелкие элементы, которые мы также можем разбить, в итоге получаем структурную иерархию. Для такой иерархии обязательны правила как собственно разбиения, так и контроля правильности выполненной декомпозиции.
ИСР формируется на основе ряда правил, два из которых являются ключевыми.
Методика построения иерархической структуры
Значимость ИСР возрастает с ростом масштаба задачи. Являясь одним из ключевых факторов успеха проекта, иерархическая структура работ служит основой для:
Иерархическая структура работ представляет собой совокупность элементов, выполненных в удобной графической форме. Графическое представление имеет ряд преимуществ перед списочным составом задач или работ. За счет наглядности ИСР и коллегиального труда над ее созданием достигается большая вовлеченность и мотивация команды, уровень коммуникаций повышается, улучшается мониторинг операций и их контроль. Кроме того, визуальная форма позволяет охватить всю архитектуру проекта одним взглядом.
Важным элементом структуры выступают пакеты работ, представляющие собой как раз списки операций, в процессе выполнения которых достигается результат вышестоящей задачи. Пакет работ выполняется без потребности в дополнительной информации, выдает измеримый результат, подлежит реалистичной оценке и может быть передан для исполнения стороннему подрядчику. Важным подспорьем для иерархической структуры является специальный словарь. Он позволяет всем участникам однозначно толковать термины и элементы структуры, а менеджеру проекта словарь помогает определить границы ответственности членов команды и не допустить дублирования операций под разными названиями. В словаре ИСР указываются:
Структура разрабатывается групповым методом в несколько итераций. При этом последовательно разбираются цели и результаты проекта, критерии их достижения, продукты, функциональные зоны, критерии разбиения результатов, объемы операций, технические требования. Схема этапов создания ИСР представлена в конце раздела. Основные ориентиры (условия) при создании структуры работ следующие.
Выбор критериев для разбиения на элементы
Существует несколько подходов к разбиению результатов проекта на элементы. Основными являются два из них: продуктовый и функциональный. Данные критерии совмещать на одном уровне нельзя, а на разных уровнях иерархии допустимо и даже целесообразно. Продуктовый подход необходим PM для общения с заказчиком. Заказчику важно видеть, что и когда менеджер будет ему сдавать, все ли продукты проекта будут ему представлены и т.п. Функциональный подход удобен менеджеру для взаимодействия с исполнителями. По нему проще назначить ответственных за отдельные блоки операций.
Иерархическая структура работ, формируемая под руководством PM, на верхних уровнях иерархии может использовать любой критерий, исходя из логики декомпозиции. Часто, если проект выполняется в несколько этапов, может использоваться подход, исходя из кубической модели структур проекта (смотреть схему, размещенную выше). На верхнем уровне мы разбиваем результаты по этапам жизненного цикла проекта, затем структурируем по производимым проектным продуктам, и, наконец, пакеты работ комплектуем по функциональному критерию или по видам деятельности. Ниже вашему вниманию представлен пример продуктовой ИСР.
Мы находимся в позиции менеджера проекта. Для РМ ключевая информация для создания иерархической структурой кроется в уставе. В нем нам важен раздел «Структура продукта». Допустим, на первом уровне ИСР мы сразу используем продуктовый подход, игнорируя этапы жизненного цикла. Важно не допускать смешивания разных по значимости операций на одном уровне. Кроме того, нельзя смешивать содержательные и управленческие работы.
Описание содержательных действий следует выполнить в первую очередь. Только когда данное описание выполнено полностью, можно формировать управленческий блок работ, выделив его в условный продукт, например, в «Систему управления проектом». Помимо содержательного комплекта продуктов и СУП на первом уровне иерархии также размещаются такие «продукты», как «Проектная документация» и «Объект, сданный в эксплуатацию». Далее приведен пример иерархической структуры, сформированной по функциональному критерию.
Иерархическая структура работ является первым документом процессов планирования проекта. Иногда его, плана по вехам и матрицы ответственности оказывается достаточно, особенно в небольших проектах, чтобы перейти к календарному планированию и формированию бюджета проекта. Я считаю, что эта процедура самая сложная в плане, требующая кропотливости, лаконичности, логической строгости. Тем не менее, с опытом все трудности преодолеваются, и, осуществив структуризацию работ несколько раз для однотипных проектов, PM, как правило, достигает отличных результатов.
Иерархическая структура работ (ИСР)
Есть такой мощный инструмент, про который, уверен, многие слышали, но мало кто знает как его использовать. Называется он «Иерархическая структура работ» (ИСР). Она же структурная декомпозиция работ (СДР), она же Work Breakdown Structure (WBS). С помощью нее можно делать много интересных вещей, о которых я сейчас вам последовательно расскажу на примерах и картинках.
Что такое ИСР? Способы отображения и кодировка элементов.
Иерархическая структура работ (далее ИСР) — это разбиение вашего проекта на более мелкие и измеримые части. ИСР описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта. Все, что не вошло в ИСР в рамки проекта не входит.
Часто ИСР представляют в виде диаграммы, где нижние уровни являются декомпозицией верхних. «Часто» — далеко не означает «всегда», как вы понимаете, поэтому ИСР также может быть представлена в виде:
Все элементы ИСР имеют специальную кодировку, смысл которой — присвоить каждому элементу уникальный номер.
Самый верхний уровень имеет код 0 (ноль) и его часто именуют просто: «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруется таким образом, чтобы элемент сохранил ссылку на вышестоящий, например «1.2.4″. Чтобы лучше понять о чем идет речь, посмотрите на пример диаграммы.
В некоторых случаях иерархическая структура работ содержит специальное дополнение, т.н. «словарь ИСР«. Это чаще таблица, которая помогает правильно прочитать вашу диаграмму:
Зададимся двумя вопросами:
Иерархическая структура работ. Принципы декомпозиции
Разные менеджеры по разному подходят к этому вопросу. Существует несколько популярных способов:
По фазам жизненного цикла
Например, ваш проект выполняется по таким фазам: Продажа, Аналитика, Проектирование, Дизайн, Продакшн, Верстка и т.д. Вы можете представить все эти объекты на первом уровне, чтобы дальше разбить их на более измеримые кусочки.
Это удобно, когда у руководителя проекта и заказчика нет разногласий по набору фаз проекта, а также каждая фаза имеет понятый всем участникам набор результатов.
По ключевым результатам проекта (deliverables)
Например, проект по внедрению системы управления транспортом может иметь такой набор результатов: Информационная система, Карты для маршрутизации транспорта, Векторные графы дорог и маршрутов, Механизм поддержки, Обученный персонал, Оборудование.
Эти результаты удобно отразить на первом уровне, чтобы заказчик ясно и точно видел, что будет сдано ему по завершению проекта. Здесь важно помнить, что если результат не представлен на ИСР, то в проекте он не будет получен.
По организационной структуре проекта
Например, в вашем проекте есть 4 структуры, которые вовлечены в реализацию проекта:
Очень удобно показать структуру результатов проекта, распределенную по всем участникам проекта, до подписания контракта.
По источникам финансирования
Например, проект выполняется с использованием своих и заемных средств. Наверняка спонсоры захотят увидеть, какой именно результат будет получен и за чьи инвестиции.
По подпроектам
Иногда можно использовать смешанный подход: на первом уровне фазы проекта, на втором организационные структуры, на третьем — результаты.
Главное — не запутайтесь. Важно, чтобы выбранный подход к декомпозиции позволил оценить весь объем проекта.
Иерархическая структура работ. Глубина декомпозиции
На этот счет есть только несколько практических рекомендаций:
Лирическое отступление: ИСР — это инструмент планирования объема проекта, а не задачник. Поэтому вполне нормально, когда вы декомпозировали результаты до 5-10 рабочих дней, а последующую декомпозицию сделаете после подписания бюджета.
на выполнение данного элемента нужен 1 человек. Иными словами, если для выполнения элемента потребуются трое, например, аналитик, разработчик и тестировщик, то нужно продолжить декомпозицию, чтобы определить, за какой результат каждый из них будет отвечать.
Проверка корректности и достаточности ИСР в принципе не сложная:
Промежуточный итог
Планирование проекта
План управления проектом
Процесс разработки плана управления проектом есть процесс документации действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. Корректно составленный план управления проектом является основным источником информации о том, как проект будет планироваться, оцениваться, контролироваться и закрываться. План управления проектом обновляется и редактируется в рамках процесса осуществления интегрированного управления изменениями проекта (см. соответствующий раздел), для поддержки версионности документа рекомендуется использовать лист управления документом, шаблон которого представлен в табл. 1.6.
План управления проектом может быть либо резюмирующим, либо детализированным и состоять из одного или нескольких вспомогательных планов и прочих элементов.
План управления проектом рекомендуется разделять на 3 блока по характеру содержащейся в них информации.
Рассмотрению основных вспомогательных планов управления и элементов базовой линии проекта, равно как и описанию ключевых методов и процедур составления этих планов, посвящены отдельные разделы данной книги.
Формирование иерархической структуры проекта
Построение ИСР
Существуют два основных способа разработки ИСР : «сверху вниз» и «снизу вверх». Далее приводится описание подхода «сверху вниз».
Разработка ИСР станет более легким и осмысленным делом, если будет доступна следующая информация:
При выборе способа структурирования ИСР рекомендуется следовать принятому на предприятии или в отрасли стандарту, это позволит избежать сопротивления новому методу, которое неизбежно возникнет.
Для определения степени детализации ИСР нужна следующая информация:
ИСР со следующей детализацией:
Несмотря на уникальность каждого проекта, ИСР предыдущего проекта часто может служить шаблоном для нового. Например, большая часть проектов внедрения ИС в конкретной организации будет иметь одинаковые жизненные циклы, а потому и одинаковые или схожие результаты каждой фазы. Шаблон ИСР представляет собой древовидную структуру работ, детализированную до уровня пакетов работ, которую можно адаптировать под конкретные проекты в конкретной области приложения.
Определение содержания проекта
К информации, имеющей ключевое значение для составления описания содержания проекта, относятся:
В табл. 2.1 приведены требования к описанию содержания проекта: перечислены обязательные разделы с необходимыми рекомендациями и пояснениями к их наполнению. Аналогично уставу проекта для поддержания версионности разрабатываемого документа и отслеживания его статуса рекомендуется использовать лист управления документом, шаблон которого был приведен в разделе об уставе проекта.
Иерархическая структура работ проекта в рамках управленческой деятельности организации
Теоретические основы иерархической структуры работ проекта
Иерархическая структура работ (от английского «Work Breakdown Structure») – инструмент, который позволяет разделить цельный проект на составные элементы. Данный инструмент определяет иерархически структурированное разделение работ для того, чтобы реализовать проект силами всех задействованных в нём сотрудников.
В процессе создания WBS реализуется последовательная декомпозиция проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ.
Декомпозиция есть разбивка итоговых результатов проекта на более мелкие, более управляемые элементы вплоть до уровня пакетов работ.
Пакеты работ, как правило, совпадают с самым нижним уровнем детализации и включают в себя отдельные работы. По технологии, декомпозиция должна быть корректной, то есть составляющие любого уровня WBS должны быть достаточными для формирования соответствующей составляющей верхнего уровня.
Иерархическая структура работ, по факту, это список задач цельного проекта. Данный инструмент может быть представлен в описательной либо графической форме, которая бы отражала вложение работ. Данная иерархия работ организует и определяет полное содержание всего проекта.
Соответственно, работы, которые не включены в ИСР, не являются работами проекта.
Популярной проблемой для управления проектами на сегодняшний день становится нерациональный размер пакетов работ, которые чересчур крупные для продуктивного менеджмента. Для того, чтобы сформировать целесообразный размер пакетов работ, нужно соблюдать следующие правила:
В случае, когда разделение задачи не соответствует описанным выше требованиям, от него стоит отказаться.
Создание инструмента Work Breakdown Structure производится тремя путями:
Как правило, используется так называемая «бегущая волна». Данный путь характеризуется тем, что большей отдаленности по времени того или иного элемента соответствует меньшая глубина его декомпозиции.
По результатам построения Work Breakdown Structure должны учитываться все цели нужного нам проекта и создаваться все нужные предпосылки для его эффективной реализации. Принципами для разделения цельности проекта могут быть:
Грамотность и умение верно декомпозировать проект заключается в согласовании ключевых структур проекта, к которым можно отнести:
Work Breakdown Structure должна отображать структуру формируемого объекта на самом верхнем уровне менеджмента и давать возможность переходить к структурам, которые характеризуют специфические работы нижних уровней.
Задачи нижнего уровня включены в календарный план работ, согласно им, производится оценка время реализации проекта и величины издержек на проект. Более того, для каждого уровня следует предусмотреть процедуру назначения ответственных исполнителей и процедуру решения конкретных ситуаций, учитывая приоритеты вышестоящих уровней Work Breakdown Structure.
Правила создания Work Breakdown Structure
Данные коды организованы согласно плану счетов – системы отслеживания затрат проекта по категориям (план счетов опирается на план счетов организации и общепринятую в ней систему управленческого учета). Контрольными точками (контрольными счетами – Control Accounts) становятся части управленческого учета, которые связаны с отделами компании и содержат в своем составе пакеты работ, а также входят в Work Breakdown Structure.
Все составные части Work Breakdown Structure описываются в словаре, которые включает в себя краткое описание каждого элемента, что входит в иерархию работ, то есть:
В связи с тем, что на практике отдельные виды работ часто интегрируются в пакеты, словарь может также содержать перечень операций (для пакета работ), необходимые ресурсы и ориентировочную оценку стоимости.
На базе Work Breakdown Structure создаются и иные структурные модели проекта, например:
Спасение для менеджера проектов или строим ИСР
Спасение утопающих в проекте менеджеров, дело рук самих менеджеров. Бывает так, что ни руководство, ни подчиненные сотрудники почему то не замечают Ваших бульканий и криков, в конце концов Вы терпите сокрушительное крушение и как легендарный Титаник уходите на дно. Почему так случается?
Одна из распространенных причин — это потеря из вида части необходимых работ, попытки дальше включить их в уже жесткий график, которые в лучшем случае ведут к переработкам, сверхурочным, отставанию от графика, в худшем же — к тотальному краху проекта.
Чтобы ничего не потерять из виду, стоит с самого начала проекта уделять как можно больше внимания списку работ, которые предстоит сделать. Но в линейных, одноуровневых списках легко запутаться и потеряться. Здесь как раз нам и приходит на помощь иерархическая структура работ по проекту, она же ИСР.
ИСР представляет собой дерево работ, корень которого — это весь проект. Будем разбирать ИСР сначала на примере абстрактных картинок.
Кстати, мне нравится рисовать такие структуры в Mindjet MindManager. Хотя подойдет и любой другой софт для составления ментальных карт и даже Microsoft Visio. MindManager лично мне нравится своей гибкостью и пиктограммами и комментариями для отдельных узлов структуры.
Итак, наш проект: 
Допустим, он состоит из нескольких задач и подзадач:
На диаграмме четко видно зависимости между задачами и подзадачами. Соответственно, для выполнения Задачи 1 нужно закончить 3 подзадачи, а для выполнения всего проекта все 3 основных задачи. Эта диаграмма на самом деле представляет собой не более чем, структурную иерархическую декомпозицию работ. Но, в очень удобном виде.
Главное правило составления такой диаграммы — это то, что у любого элемента может быть только один родитель. Только один и не более того.
Давайте теперь перейдем от абстрактных примеров к конкретным. Возьмем простой пример, допустим, нам нужно разработать небольшой сайт, причем использовать для его основы какую-то готовую CMS.
Наша работа будет состоять из обычных для простого сайта задач: дизайна, верстки макетов, внедрения их в CMS и установки и сдачи заказчику.
Будем двигаться дальше, пытаясь разложить задачи на самые маленькие составляющие, то есть проводим декомпозицию.
Данная диаграмма не претендует на объективность и полноту, потому как была составлена за 5 минут, однако должна показывать общее направление движения по декомпозиции задач.
Кстати, для крупных проектов можно не стараться нарисовать такую диаграмму в один прием. Достаточно просто двигаться сверху вниз и постоянно держать ее в обновленном состоянии в соответствии с текущей ситуацией в проекте.