что не относится к обязательным реквизитам приказов
Распорядительные документы: что про них нужно знать
Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.
Назначение распорядительных документов и их виды
При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.
В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:
К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.
Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.
Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:
В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):
Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.
Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.
В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.
При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.
Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:
К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).
На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №. к. »). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом. »).
Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.
Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.
Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:
При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.
Подводим итоги
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Приказы по основной деятельности — что это за документы?
Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.
Общая группировка приказов такова:
Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.
Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:
О нюансах оформления приказов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:
Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.
Перечень приказов по основной деятельности предприятия
Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:
Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).
Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.
Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.
Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:
Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:
В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:
Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.
Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.
Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.
С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.
Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.
Как долго хранить приказы по основной деятельности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Приказы по основной деятельности: образцы-2020-2021
Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:
Пример
Публичное акционерное общество «Триатлон»
О введении в действие управленческого документооборота
В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота
Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.
С приказом ознакомлены:
Зам. директора по общим вопросам /подпись/ Самольенко М. Н. 29.12.2019ХХ
Начальники отделов /по перечню/
Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.
Пример
Публичное акционерное общество «Триатлон»
О создании комиссии по сомнительным долгам
В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности
финансового директора Касимовой Г. Л.;
главного экономиста Светлова П. Н.;
специалиста 1-й категории отдела по работе с контрагентами Цветова А. А.;
бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.
Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер /подпись/ Завьялова Н. Г.
Финансовый директор /подпись/ Касимова Г. Л.
Главный экономист /подпись/ Светлов П. Н.
Специалист 1-й категории отдела по работе с контрагентами /подпись/ Цветова А. А.
Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами /подпись/ Гуляева Н. Н.
Нумерация приказов по основной деятельности
Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.
Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.
Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).
Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.
Итоги
Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций
Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).
См. статью «Основные ошибки в приказе о приеме на работу, которые приводят к проблемам» в № 12′ 2019
В № 1′ и 2’ 2020 читайте подробную статью про приказ об увольнении. Объясним: правила оформления каждого реквизита и элемента текста (попутно отвечая на множество вопросов читателей), как понимать формулировку «ненужное зачеркнуть» в форме № Т-8, когда издавать приказ и ознакамливать с ним, как формулировать основание увольнения и др.
В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
В этом определении отражены основные особенности приказа:
Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.
Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.
Схема 1. Классификация приказов
Приказы по основной деятельности (и административно-хозяйственным вопросам) практически идентичны по составу реквизитов и структуре текста. Очевидно, поэтому Методические рекомендации обобщенно рассматривают требования к их оформлению, лишь изредка конкретизируя особенности изложения текстов.
Типовой формуляр приказа
При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:
Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.
Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.
Пример 1. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа
Пример 2. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа
Пример 3. Угловое центрированное расположение реквизитов заголовочной части приказа
В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.
1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.
Факультативными являются также изображения:
«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).
3. Наименование должности лица – автора документа оформляется через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).
4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.
5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.2019 Прим. ред.: На практике часто встречается ошибка, когда при цифровом способе указания даты в конце приписывают сокращение «г.». Но оно уместно только при буквенно-цифровом способе.»>3 и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.
6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:
Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1.
Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения. Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.
7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий. Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.
8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже
с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:
Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.
А в своем ЛНА вы можете к предписаниям Методических рекомендаций об оформлении заголовка к тексту приказа добавить следующие правила:
Пример 4. Правила оформления заголовка к тексту приказа в Инструкции по делопроизводству или ином ЛНА
Заголовок должен кратко и точно отражать цель издания документа (отражать главную мысль текста и контекст, т.е. конкретное решение и управленческую ситуацию, в которой оно принимается).
Сначала составляется текст документа, разрабатывается управленческое решение и только потом к тексту формулируется заголовок.
Заголовок оформляется от границы левого поля через 1 пустую строку (2 межстрочных интервала) после реквизита «место издания». После заголовка до текста отступ составляет 2 пустые строки (3 межстрочных интервала).
9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.
10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.
Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6. Такой электронной подписью, поддерживаемой СЭД организации, подписываются в основном приказы по административно-хозяйственным вопросам, имеющие срок хранения 5 лет, которые могут в течение этого времени существовать в статусе аутентичного электронного оригинала.
Пример 5. Подпись на бумажном приказе
Пример 6. Отметка об электронной подписи (опыт лучших практик)
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п. 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи. Считаем, что до внесения изменений в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые ожидаются в ближайшее время, не следует прямо применять положения п. 4.23 Методических рекомендаций.
11. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными лицами и подразделениями. Визы оформляются на проекте приказа ниже оформленных частей реквизита «подпись», начиная
с лицевой стороны документа или на отдельном листе согласования. Методические рекомендации установили следующие правила размещения виз на проекте приказа (п. 4.21):
Замечания к проекту приказа визирующий может оформить: